نموذج شكوى

عن نموذج شكوى

يمنح نموذج الشكوى العملاء أو الأعضاء أو السكان طريقة عادلة ومنظمة لإخبارك بأن شيئًا ما لم يسر على ما يرام. يسجّل الحقائق والأثر، والأهم: ما يريد الشخص منك فعله، وهو غالبًا أبسط مما تتوقع.

النصف الثاني لفريقك: من تولّى الشكوى، وما الذي فُعل، وهل رضي العميل. إن حفظ الشكاوى في نموذج موحّد يجعل الأنماط المتكررة سهلة الملاحظة.

محتوى نموذج شكوى

يتكوّن النموذج من 4 أقسام و17 سؤالًا، ويمكن إعادة تسمية كل سؤال أو نقله أو حذفه.

• بياناتك: الاسم الكامل; الهاتف; البريد الإلكتروني; رقم العميل أو الطلب أو الحساب
• شكواك: موضوع الشكوى (اختيار واحد: منتج، خدمة، موظفون، توصيل، فواتير، أخرى); تاريخ المشكلة; أين حدثت؟; يرجى وصف ما حدث; هل سبق أن أبلغتنا بهذا؟ (نعم أو لا); ماذا تريد منا أن نفعل؟
• الإقرار: موافقة: “المعلومات التي قدمتها صحيحة حسب علمي.”; التوقيع مع التاريخ
• لفريقنا: استلمها; تاريخ الاستلام; الإجراء المتخذ; النتيجة (اختيار واحد: حُلّت، حُلّت جزئيًا، لم تُحل); إبلاغ العميل في

نصائح

• أكّد استلام كل شكوى خلال يوم أو يومين، حتى لو استغرق الحل وقتًا أطول.
• اطلب أرقام الطلبات والتواريخ والإيصالات من البداية؛ فهي توفّر كثيرًا من الأخذ والرد.
• راجع الشكاوى شهريًا بحثًا عن مشكلات متكررة تستحق حلًا جذريًا.

أربع طرق لحفظه

يحتوي ملف PDF القابل للتعبئة على مربعات للكتابة ومربعات اختيار وخيارات جاهزة. ويوفّر ملف PDF للطباعة مربعات وأسطرًا واضحة للتعبئة بالقلم. ويمكن متابعة تعديل ملف Word، بينما تضيف شيفرة HTML الأسئلة نفسها إلى موقع إلكتروني. تصفّح المزيد من النماذج الجاهزة، أو صمّم تخطيطًا مختلفًا تمامًا في مصمم النماذج.